1.      Man. Arsip

Mengapa diperlukan pemusnahan dokumen? Jelaskan!

Pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen yang disimpan oleh organisasi sudah tidak diperlukan lagi atau habis masa kadaluarsanya.

2.      Man. Rapat

Apakah manajemen rapat itu?

Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Rapat itu sendiri terdiri dari berbagai jenis. Ada rapat mingguan, rapat pimpinan, rapat dengan para staf atau rapat di kantor lain, dan masih banyak rapat-rapat lainnya. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen.

3.      Organisasi perkantoran

Sebutkan beberapa fungsi sekretaris dalam organisasi perkantoran!

Terdapat 3 peran sekretari yakni sebagai fungsi strategis, sebagai peran teknis, dan juga sebagai peran pendukung. Dalam fungsi strategis ini sekretaris sebagai pusat informasi, memberikan pengaruh positif atas perusahaan dalam memberikan kelancaran dalam memberikan informasi baik informasi maupun internal maupun eksternal. Sedangkan yang dimaksud sebagai peran teknis yakni sebagai seorang sekretaris itu harus menunjang dari kinerja pimpinannya dalam penyaluran informasi secara jelas, benar, serta akurat, sehingga dapat dijadikan penunjang dalam pengambilan keputusan bagi seorang pimpinannya tersebut. Selan itu dalah yang terakhir yakni sebagai peran pendukung yakni sebagi seorang sekretaris harus memberi pengaruh positif terhadap anggota organisasinya, dengan cara memberikan suatu informasi secara cepat dan tepat sasaran.

4.      Sistem komunikasi perkantoran

Apa saja yang dapat menghambat komunikasi perkantoran?

a.       Perbedaan bahas dan persepsi: ketika 2 orang atau lebih menmerima informasi maka mereka akan bedapersepsi dalam menelaah informasi tersebut karena bedanya bahasa dan persepsi orang.

b.       Gangguan komunikasi: hal ini terjadi ketika dalam tulisan-tulian yang tidak dapat dibaca atau ketika kita dalam keadaan emosi yang tidak terkontrol sehingga akan menghambat dalam menerima informasi

c.       Overload informasi: komunikasi bisnis sering terganggu karena materinya rumit dan kontroversial

d.      Penyarinmgan yang tidak tepat: jika seseorang dalam penyaringan informasi tidak tepat maka akan terjadi miss komunikasi

5.      Pengawasan dan pelaporan organisasi perkantoran

Mengapa harus ada pengawasan dalam organisasi perkantoran?

Karena salah satu dari fungsi manajemen adalah kontrol atau pengawasan, yang berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasi yang diinginkan. Selain itu, tidak dilaksanakannya fungsi ini oleh manajer Administrasi akan mengakibatkan kurang efektifnya proses administrasi, yang pad gilirannya akan berpengaruh terhadap kinerja departemen, devisi maupun stakeholder yang lain.

6.      Desain interior dan organisasi perkantoran

Apa saja karakteristik kantor berkonsep terbuka?

a.       Landscape, konsep ini merupakan gabungan dari 2 konsep, serta menyisakan penempatan tanaman sebagai dekorasi ruangan sehingga ruangan menjadi lebih hidup.

b.      Modular Workstation Unit, karakteristik model ini penggunaan komponen furnitur yang menggunakan panel untuk menciptakan ruangan kerja yang individual.

c.       Movable Cluster Workstation Unit, konsep ini diterapkan dengan mengelompokkan ruangan kerja menjadi kumpulan-kumpulan panel yang menggunakan roda bergerak sehingga pengguna bisa bebas bergerak.

7.      Manajemen komunikasi

Apakah komunikasi Eksternal itu?

Komunikasi Eksternal adalah komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk/keluar dari organisasi guna mencapai tujuan organisasi dan biasanya digunakan untuk pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan.